ビジネス文書の書き方

番号
トピックス
内容
表現例
１
ビジネス文書の書き方その１
ビジネスメールの書き方
This is to inform you that I have recently changed my residence to the following address／The next meeting is scheduled as follows
２
ビジネス文書の書き方その２
ビジネス英文レターの 書き方
It details your policy's current financial growth and status.／We will strive in continuing to earn your trust and confidence.
３
あいさつとお礼
あいさつとお礼の書き方
Thank you for the wonderful gift. /I'm grateful for your heartfelt thoughtfulness.
４
お詫びをするとき
お詫びの表現をとりあげる
Please accept our apologies for the shipping delay.
５
価格の交渉するとき
価格交渉の表現
We are pleased to quote as follows. / The above quotation is valid until December 5th.
６
支払いの交渉をするとき
支払い交渉のときの表現
We are willing to grant you an additional thirty days to make payment of these bills.
７
督促をするとき
督促を出すときの表現
This notice is a reminder that your invoice was due on August 1st.
８
苦情を言う・処理するとき
苦情を言うとき、処理するときの表現
Please check on my order and advise me of its status.
９
問い合わせ
問い合わせをする・問い合わせに対応するときの表現
Thank you for your inquiry about our services. / We pride ourselves on the products.
１０
案内状を送る
案内状に使う表現
We would like to recognize the many valued customers and suppliers who have been with us over the years.

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ビジネス文書の書き方その１
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◆あいさつ
Ｅメールは、大きく分けてheader（ヘッダー）とtext area（テキストエリア）の２つの構成要素から成り立っています。ヘッダーには［発信者］、［宛先］、［CC］、［BCC］、［件名］（Subject）が、テキストエリアには、［敬辞］、［本文］、［結辞］、［署名］が入ります。ここでは、英文のEメールで特に注意が必要になる［件名］、それにテキストエリアの各項目について簡単に説明します。


＜サンプルメール＞
1.
［件名］
Change of Address
2.
［敬辞］
Dear Carol,
3.
［本文］
This is to inform you that I have recently changed my residence to the following address.Kei Yamanaka3-4-5 Kamimachi, Koganei-shiTokyo 184-1234Please feel free to drop in if you happen to pass through our neighborhood.I'm looking forward to your visit.
4.
［結辞］
Regards,
5.
［署名］
Kei Yamanaka

＜本文訳＞このたび下記の住所に転居いたしましたのでお知らせいたします。184-1234　東京都小金井市上町3-4-5　山中恵お近くにお越しの際はせひお立ち寄りください。

◆件名(Subject)
本文の内容が一目でわかるように、「具体的」かつ「簡潔」に入力します。主要語の頭文字を大文字にして、キーワードで６、７語にまとめるのが一般的です。

◆敬辞(Salutation/Greeting)
日本語の「拝啓」などにあたる書き出しの挨拶。英文レターと同じようにDear～などとするのが一般的ですが、EメールではDearを省略することも多いようです。
＜例＞Dear Mr. Smith, / Hi, Carol, / Hello, Tom,など
不特定の相手に対してはもっと一般的な呼びかけで始めますが、Dear Sir(s)など性別を限定するものは、PC(political correctness)に反するので避けたほうがいいでしょう。
＜例＞Dear Sir/Madam, Dear Friends, Everyone, Greetings,など

◆本文(Body)
手紙などのいわゆる本題にあたる用件の部分です。敬辞のあと１行あけて始めます。本文は、5Cと呼ばれる次のような基本原則にあっているかをチェックしながら書くといいでしょう。
メールを書くときの5C
(1)
correct
（正確であること）
(2)
clear
（明瞭であること）
(3)
concise
（簡潔であること）
(4)
complete
（完全であること）
(5)
courteous
（礼儀正しいこと）
これらは基本的にはレターやFAXにも共通しますが、Eメールにおける最も大きな特徴はこの中でも(3)の簡潔性がたいへん重視されるということです。レターなら失礼にあたるような箇条書きも、機能性と迅速さを要求されるEメールでは、場合によっては許容されるといったこともあるわけです。そこで、上記の原則といわゆるネチケット（networkとetiquetteからの合成語）を守るための具体的なルールをあげてみましょう。
●
時候の挨拶や近況などより、主要な用件を優先的に前にもってくる
スクロールを繰り返して読むうちに、相手の集中力が途切れてしまうからです
●
文章は簡潔・明瞭を心がける
１つの文の長さもレターより短めに
●
冗長な表現・難解な表現を避け、シンプルさを心がける
長い動詞句よりは、短い動詞を使うなど


＜例＞
冗長・難解な表現
シンプルな表現
合意する
reach an agreement
agree
考慮する
take into consideration
consider
招待する
make an invitation
invite
決定する
make a decision
decide
尋ねる
make an inquiry
ask

●
長いメッセージはいくつかの段落に分ける
●
１段落には１つの用件とし、長くても７行程度におさめる
●
段落の先頭のインデントはせず、代わりに段落間を１行あける
●
箇条書きをうまく利用する

＜例＞
The next meeting is scheduled as follows.Date: November 9th, 2001Time: 3:00 p.m. to 5:00 p.m.Place: The Third Conference Room, Aoyama Hall, Tokyo

●
１行の長さは、半角英数字で60～70字程度に調整する
●
相手のメールを引用する場合、引用文の各行の先頭に「>」を付けて区別する引用文の途中を省略するときは、[...]を用いて示す

＜例＞
Akemi Tatebe wrote:>It appears that I have not received the goods I ordered.>Please let me know if you have already shipped them [...]>or I'd like to cancel the order.

●
相手の読みやすさに配慮し、大文字のみでの表記は避ける
●
略語やスマイリーは、TPOに応じてほどほどに有効に活用する


◆結辞(Closing)
「敬具」「早々」などにあたる結びの言葉です。本文のあと、１行あき字下げなしで書きます。EメールではRegards, Thanks, Best,など簡単なものが多く使われます。くだけたメールでは何もつけなくてもかまいません。

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ビジネス文書の書き方その２
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英文でビジネスレターを書くときは、ただ日本文を英文に訳せばいいというものではありません。文面や封筒にはどの位置に、どのようなことを書くべきか､書式が決まっています。レター、封筒ともに正式書類として扱われるので、送り手に失礼のないよう、タイプしたものかコンピュータからプリントアウトしたものを用いるとよいでしょう。


＜ビジネスレターの書式＞
1.[レター・ヘッド]
C&C Ltd.14 Richmond Street WestToronto, OntarioM5H 2G4tel: xxx-xxxx-xxxfax:xxx-xxxx-xxxe-mail: ***@***.com
2.[日付]
October 10, 2002
3.[宛名・住所]
Mr. Hajime Takahashi23 West AvenueVancouver BC V6J 2L3
4.[敬辞]
Dear Mr. Takahashi
5.[表題]
Subject:Review of insurance benefits
6.[本文]
Your annual C&C benefit statement is enclosed for your review. It details your policy's current financial growth and status.Please take this opportunity to review and assess your insurance benefits with your C&C representative.Thank you for choosing C&C. We will strive in continuing to earn your trust and confidence.
7.[結辞]
Your sincerely,
8.[署名]
[Signature]Geoffroy KaffmanManagerSales Department
9.[その他]
Enclosure

＜本文訳＞

高橋様ご検討いただくために、本年度の配当金の明細を同封しました。その明細は、現在のあなた様が保有する保険証券の状況の詳細です。ぜひこの機会に、C&Cの販売代理人とともに配当率を再検討いただきたいと思います。C&Cをお選びいただきありがとうございます。私どもは今後もあなた様の信用と信頼を得るためにいっそうの努力をしてまいります。
◆レターヘッド（Letter head）
本文の内容が一目でわかるように、「具体的」かつ「簡潔」に入力します。主要語の頭文字を大文字にして、キーワードで６、７語にまとめるのが一般的です。

◆日付（Date）
発信日の日付を書きます。アメリカ式では月を先に、イギリス式では日付を先に表記します。月の名前は数字ではなく、月の名前で書くので注意。

<例>（日）2002年10月10日（米）October 10, 2002（英）10 October, 2002

◆宛名・住所（Inside Address）
先方の名前がわかっていれば、敬称（Mr./Mrs.など）とフルネーム、所属部署名がわかっていればその名称、会社名、住所の順に記載します。

◆敬辞（Greeting/Salutation）
日本語の「拝啓」などにあたる書き出しの文句です。一般に、受取人の姓に敬称をつけます。

<例>Dear Mr. Smith／Hi,Carol／Tomなど
親しい間柄にはファーストネームにDearをつけます。不特定の相手に対してはもっと一般的な呼びかけではじめます。

<例>Dear Sir／Dear Friends／Everyoneなど

◆表題（Subject）
用件を先方が一目でわかるようにするためのものです。Subject: あるいはRe:、またはRef.でと書き始めます。Re:またはRef.はリファレンスナンバーを示すもので、注文番号など、この手紙が何に対する返事かを示します。

◆本文（Body）
用件を書きます。ただし、「１つのパラグラフに１つの用件」というルールがありますので、あまり多くのことを書きすぎないように気をつけましょう。

◆結辞（Closing）
日本語の「敬具」などに相当する言葉がきます。一般には、Yours sincerelyが来ます。

◆署名（Signature）
送り主の姓名、役職名や部署名を書きます。その上の部分には自署でサインをします。自分の名前のあとに敬称などを加えると初めての方にも性別がわかってもらえます。

◆その他
必要に応じて、つぎのような情報を付加します。
・
文書責任情報（Reference Initials）文責を示したい場合に、作成者のイニシャルを記ます。


<例>AJ

・・
同封物に関する注（Enclosure Notation）同封書類がある場合に、「Enclosure」（１つの場合）、「Enclosure 2」あるいは「Enclosure (2)」（２つの場合）の要領で示します。写しに関する注（Carbon Copy Notification）手紙は宛名以外に送ったことを示す場合に、cc:（cc、CC、CC:も可）に続けて送った人の名前を記ます。

＜封筒の書式＞
1.[差出人の名前と住所]
CC&C Ltd.　　　　　　　　　　　　　　　 [Stamp]14 Richmond Street WestToronto, Ontario M5H 2G4CANADA
2.[郵便取り扱い指示]
Air Mail
3.[受取人の名前と住所]

Naomi Ono2-2-2 higashi-machi, Musashino-shi,Tokyo 182-5678　JAPAN
4.[郵送上の注意]
PRINTED MATTER

◆差出人の名前と住所
(1)名前、(2)部署、(3)会社名、(4)住所の順番に封筒の左上に書きます。

◆郵便取り扱い指示
航空便なら Air Mail [By Air]、船便なら By Seaと記します。

◆受取人の名前と住所
中央または少し右よりに、(1)名前、(2)部署名、(3)会社名、(4)住所の順で記します。

◆郵送上の注意
郵送上の注意をここに記します。
　速達
　Express
　書留
　Registered Mail
　親展
　Personal
　極秘
　Confidential
　印刷物
　PRINTED MATTER
　壊れ物注意
　FRAGILE
　折曲厳禁
　DO NOT BEND!

＜レターかＥメールか＞
プライバシーの保護という点からするとレターのほうが優れています。その意味で、契約書などの法的意味合いのある書類や、招待などのフォーマルな形式を重んじるような場合にはレターが適しています。また、紛失を避けたい重要書類などを送るときには、宅配業者を利用したり、書き留め（registered mail）を利用するようにします。